湖北省中山医院是一个拥有600多张床位、近千名职工和5万多平方米建筑面积的三级甲等医院。由于社会的发展和需要，门诊大厅的翻新和住院医技大楼的修建迫在眉睫。该工程是中山医院有史以来遇到的建设规模最大、内容最多、技术性最强的基本建设工程。为了确保此项工程档案的完整、准确、系统和有效利用，中山医院的档案人员在工程资料收集工作中要熟悉本工程概况，提出符合工程实际情况的归档要求，以确保工程资料收集齐全完整；在工程资料整理工作中,要严格把好工程资料质量关，为工程施工、监理、质监等技术人员把好工程质量关提供科学依据。只有这样才能为该院工程验收提供真实地、完整地反映工程从酝酿、决策、设计、施工、竣工到投入使用的全过程的有保存、利用价值的工程档案，为该工程今后投入运行、管理、维修、改进等工作的开展提供有力的依据。下面，根据我院门诊大厅的翻新和住院医技大楼基建档案工作的做法谈一点认识。

1.档案工作者在工程档案收集工作中，要熟悉本工程概况，提出符合工程实际情况的归档要求，使档案收集齐全完整。档案人员在收集工程资料前，在条件允许的情况下，一定要参加工程在各环节中召开的工程会议，及时掌握工程进度。如:2009年3月4日，档案人员参加了院门诊大厅的翻新和住院医技大楼基建工程指挥部召开的工程会议,档案人员从到会的基建、纪检、财务等人员对工程各环节完成情况的介绍，及时了解到本工程中沉降观测、工程效果大纲的编制等工作的进展情况。

档案人员通过查阅工程可行性研究、设计、招投标等档案资料，掌握该工程的建设规模、建设内容及工程各施工单位情况等工程概况。在了解到该工程建设规模大、建设内容多、工期短、工程质量要求高等工程实际情况后，档案人员意识到如果在工程结束时再筹划档案的收集整理工作，事必会造成工程资料因施工单位的撤出而被丢失，给工程造成损失。在遵循国家有关基本建设项目[工程]文件材料立卷归档文件精神基础上，档案人员结合《工程施工单位情况一览表》，提出适合各施工单位工程实际情况的工程资料归档要求，把收集工作从被动转为主动，同时还会同院基建科的工程技术人员采取深入工程现场的方法，把归档要求中的条款逐一向各施工单位工程资料员进行讲解，指导他们按工程进展的阶段对工程档案进行收集，并定期对收集工作进行检查，及时提出整改要求，并限时对整改内容进行审核。如：2009年5月17日档案人员到现场对该工程的施工文件、监理文件的收集工作进行现场指导，对收集不齐全的文件列出清单，并逐一提出整改要求，并于2009年5月29日对工程资料收集整改工作进行审核。实践证明，这样细化、具体到各施工单位资料员的工程资料收集方法，确保了各阶段工程档案资料内容的完整性，确保了工程各阶段工程资料的有机联系。

通过档案人员辛勤的努力，中山医院住院医技大楼工程档案从可行性研究、任务书、设计基础材料、工程设计（初步设计、技术设计、施工图设计）、工程施工、工程监理、工程竣工文件，到财务、器材管理文件收集齐全完整，为工程档案的整理工作奠定了良好的基础。

2.档案工作者在工程档案整理工作中，应依据档案的形式，成规律，按项目集中有相关联系的工程档案，进行规范化整理，确保基建档案的完整、准确、系统。完整、准确、系统的工程档案是该工程的真实记录，它真实地记载了该工程的全貌，如实地反映了该工程技术质量的优与劣，也就是说一项工程要列入优质工程的行列，工程档案的质量也必须是优质的。因此，要求档案工作者在具有档案专业知识的基础上，要拓宽业务知识面，要向工程施工、质监、监理、审计等工程技术人员学习相关业务知识，多方位地掌握各行各业对本工程技术上的要求，工程档案的整理工作采用先分散后集中的工作方式，即档案员会同工程管理人员到施工现场对工程档案的整理工作进行现场指导，等工程交工后再将工程档案集中到院工程指挥部进行调整和整理。整理时遵循文件的来源原则，保持工程各阶段有机联系，对工程的整体部分按工程阶段划分，单项工程中有子项工程的按单项-子项划分。

在工程档案整理工作中，档案人员要想把好工程资料质量关，特别要注意一些具有相互联系的、不可分割的工程档案的整理。如：工程材料送检[报检]单、工程材料检验[试验]报告单、材料出厂合格证、材料质量证明这一组资料的整理。由于这组资料专业技术比较强，而档案人员平时的工作深入不到建设项目工程用材这个领域，所以这方面的专业知识比较缺乏，整理起来有一定的难度，至此档案人员采取了先学习后运用的方法，先向工程技术人员学习相关的知识，做到先看懂档案的内容和技术数据，然后把学到的知识运用到整理工作中，通过对工程材料生产厂家、产品名称、产品规格、检测数据、审核意见等进行核对，发现不符合工程规范的、审核手续不完备的及时督促有关部门补全，保证了工程档案的质量。